Fremtidens fleksible arbejdsplads

Fleksibilitet er ikke bare nøgleordet for kommende medarbejdere. Også det fysiske kontor vil være under konstant forandring. På fremtidens arbejdsplads skal arbejdspladsens placering nemlig også være fleksibel, og medarbejderne skal ikke længere kun tage stilling til, hvornår de vil arbejde, men også hvor de vil arbejde.

"Mange vidensmedarbejdere vil opleve det skift, at hovedarbejdspladsen blot bliver en af mange arbejdspladser. En dag arbejder du på selve virksomheden, en anden dag arbejder du hjemme, en tredje dag, hvor du har haft et møde i byen, arbejder du på en cafe med andre af dine kollegaer. Faktisk er der allerede i dag mange arbejdspladser, der er organiseret på den måde, og flere kommer til," siger Eva Bjerrum, som er innovationschef i Center for New Ways of Working, Alexandra Instituttet.

Ifølge Eva Bjerrum bliver arbejdet i dag ikke længere tænkt som individuelt og stationært, men som fleksibelt og med fokus på samarbejde.

"De fysiske rammer er fleksible og skal ikke kun tænkes som et sted. Og når vi taler om indretningen på kontoret, er det vigtigt, at man ikke kun tænker lange gange, enkeltmandskontorer eller storrum. Der skal være et miks, så indretningen passer til den enkelte organisation og medarbejdernes behov," fortæller Eva Bjerrum og understreger, at nøgleordet, når den moderne arbejdsplads skal indrettes, er fleksibilitet.

Medarbejderne har længere transporttid

SKAT er en af de arbejdspladser, der i de sidste to år har været under konstant forandring. Den 1. november 2005 blev de kommunale skatteopgaver, og sammen med dem 5.000 kommunale medarbejdere, fusioneret med det daværende Told og Skat. Efter fusionen er antallet af enheder reduceret fra 400 til 30 skattecentre fordelt over hele landet. Medarbejderne har fået nye kollegaer, nye arbejdsopgaver og et helt nyt system at sætte sig ind i. Og mange har fået nye steder at arbejde og flere kilometer på landevejene til og fra arbejde.

"Vi har været nødsaget til at tænke kreativt for at fastholde vores medarbejdere. Mange af vores medarbejdere har fået rigtig langt til og fra arbejde, og for at få hverdagen til at hænge sammen for dem, er det vigtigt, at vi kan tilbyde hjemmearbejdspladser," fortæller Peter Joenson, chef for Fremtidens SKAT, der er et analyse- og udviklingsprojekt om SKAT som arbejdsplads i fremtiden - et projekt, der blev etableret i forbindelse med fusionen i 2005.

Distancearbejdspladser er attraktive

Det nye SKAT er med andre ord nødt til at kunne arbejde på distancen, og derfor er kontorhoteller og distancearbejdspladser et af de initiativer, SKAT har sat i værk i forbindelse med organisationens visioner om fremtidens SKAT.

"Det lader til, at distancearbejdspladserne er meget attraktive. Vi vil på sigt gerne tilbyde vores medarbejdere, at de selv kan vælge, hvor de vil 'tjekke' ind, når de møder på arbejde. På den måde kan de spare en masse transporttid. Tid, som i stedet kan bruges med familien," siger Peter Joenson.

En af dem, som nyder godt af at arbejde på distancen, er fuldmægtig Mette Meyn fra Skattecenter Nærum.

"Jeg sidder hjemme en dag om ugen. Det giver en rigtig stor fleksibilitet i forhold til private gøremål og min familie, fordi jeg sparer tid på transport, men først og fremmest giver det også en ro, når jeg arbejder. Der er ingen forstyrrende telefoner, og jeg kan koncentrere mig fuldt ud om mine arbejdsopgaver. Den eneste ulempe er, at man også kan logge på sin pc, når man har fri. Der bliver en mere flydende grænse mellem arbejde og fritid. Jeg prøver at undgå det ved at lade min bærbare blive på kontoret, når jeg har fri," siger Mette Meyn, som er en af de 1.100 djøfere, der er ansat i SKAT.

Også SKATs tiltag med touchdown zoner - som er steder, hvor medarbejderne kan koble sig på en pc, arbejde og tjekke mails - er et tiltag, der passer godt ind i Mette Meyns arbejdsliv.

"Jeg booker mig ind på et andet skattecenter og arbejder derfra. Det er en god mulighed at have, især hvis man har haft et møde ude i byen, for så sparer man transporttiden tilbage til arbejdspladsen," forklarer hun.

Storrum kræver holdningsændring

Men det er ikke distancearbejdspladser og kontorhoteller det hele. Også indretningen af de fysiske kontorer rundt på landets skattecentre har været igennem en forandringsproces.

"Det er en stor udfordring at ændre medarbejdernes normer og holdninger - især for dem, der har siddet i rigtig mange år på et cellekontor," siger Peter Joenson.

At udfordringen er stor, viser en undersøgelse, som medarbejderne og de tillidsvalgte på skattecentrene i Midt- og Sydsjælland har lavet. Den viser, at 92 procent af de ansatte helst vil sidde på et- eller tomandskontorer. Deres svar er altså et klart nej tak til store kontorfællesskaber. Undersøgelsen får dog ikke SKAT til at skifte taktik.

"I dag arbejder vi meget mere projektorienteret, og det kommer vi også til fremover, og her er det en fordel at sidde samme med flere af sine kollegaer. Det handler om, at medarbejderne skal vidensdele," forklarer chefen for Fremtidens SKAT og understreger, at der ligger en stor opgave for virksomheden i forhold til den faglige vidensdeling.

"Vi skal til at kommunikere på helt andre måder, når vi nu er så spredt, som vi er. Vi skal i højere grad kommunikere via webkamera, videokonferencer og MSN. Ellers bliver den viden, som den enkelte medarbejder sidder inde med, ikke fælles," siger Peter Joenson og indrømmer, at fusionsprocessen har været hård og lang.

SKAT arbejder med fire kontormodeller

• Det traditionelle kontor suppleret med fleksible touchdown zoner, hvor medarbejderne kan koble sig på en pc, arbejde og tjekke mails.
• Det moderne kontor er et lokalt kontorfællesskab hos eksempelvis en offentlig myndighed, som SKAT lejer sig ind hos.
• Det mobile kontor er en arbejdsstation, der fleksibelt kan flyttes derhen, hvor opgaven skal løses.
• Det kontorløse kontor, hvor medarbejderen er mobil. Udstyret med bil og bærbart udstyr er medarbejderen i 'marken' det meste af tiden. Mellem udgående besøg logges der på nettet fra biblioteket, cafeen, hjemme eller et andet kontorhotel.

Kilde: Fremtidens SKAT.

Internettets indtog på kontoret

Alle rumlige rammer for arbejde blev sprunget, da internettet gjorde sin entre på alverdens kontorer. Internettet blev de sidste 20 års største teknologiske spring i forhold til organisering og indretning af arbejdet, der begyndte at bevæge sig i retningen af det grænseløse.

Kontoret som et fysisk rum bliver mindre og mindre betydeligt for udførelsen af det egentlige arbejde. For hvor er kontoret? Hjemme? I toget? Eller på arbejdet? I dag er arbejdspladsens placering i højere grad et spørgsmål om at være logget på virksomhedens netværk. Derimod bliver kontoret som fysisk rum vigtigt, så medarbejderne kan skabe både arbejdsmæssige og sociale relationer til hinanden. De fysiske rammer skal understøtte dialog, samarbejde og vidensdeling. Kilde: Fremtidens Kontor