It-samarbejde halverede udgifter

Et unikt samarbejde mellem Århus Købmandsskole, Hillerød Handelsskole og andre handelsskoler og gymnasier på Sjælland og i Jylland har givet kæmpe besparelser på it-området. Skolerne har indgået en kontrakt om fælles serverdrift og har investeret i en fælles it-server, som står i Århus.

Resultatet af it-samarbejdet betyder, at Århus Købmandsskole sparer 3,6 millioner kroner om året, mens Hillerød Handelsskole, der også omfatter Lyngby Uddannelsescenter, sparer i omegnen af 2 til 3 millioner kroner årligt. Pengene bruges i stedet på undervisning og materialer.

For de mindre gymnasier kan det synes som lidt af en investering at lægge flere hundrede tusinde i et driftsfællesskab uden at få en medarbejder at se. Men hvis gymnasierne vil have avanceret og sikker drift, kan de ikke gøre det alene. It-faciliteter er et konkurrenceparameter, som eleverne kigger på, når de skal vælge uddannelsessted, og undervisningen tilrettelægges i stigende grad med it som redskab.

Højt serviceniveau - tilfredse medarbejdere - flere muligheder

Fællesskabet har flere fordele udover den økonomiske gevinst. Driften er blevet meget mere stabil - 99,9 procent af tiden fungerer serveren upåklageligt.  

Medarbejderne kender ikke til frustrationer over ustabile systemer, og serviceniveauet er blevet markant højere på alle institutionerne. De mange brugere af serveren gør det muligt at ansætte dygtigere it-folk, som sidder ét sted og servicerer alle parter i fællesskabet.

Fællesskabet og besparelsern kunne blive endnu større, hvis Undervisnings-ministeriet gav frie hænder til at udvide samarbejdet. Lige nu er det Århus Købmandsskole og Hillerød Handelsskole, der har den økonomiske risiko ved at eje udstyret - og det forhindrer udvidelse til flere skoler.

"Hvis vi fik mulighed for at oprette driftsselskaber til at køre it-driften i, ville vi kunne udvide med måske otte til ti skoler mere. Det ville give endnu bedre vilkår for at forhandle priser og aftaler," siger Rene van Laer, direktør for Hillerød Handelsskole. Foreløbig har ministeriet imidlertid sagt nej til nye ejerskabsforhold.

Administrative fællesskaber vil vi se meget mere til i fremtiden, også selvom det er en organisatorisk udfordring at forene forskellige institutioners særpræg. Fællesskaberne vil sætte nye krav til medarbejderne, som skal være mere specialiserede. Til gengæld bliver det lettere at tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere.

Der kan også være fordele ved at samarbejde om administrative opgaver som for eksempel løn, bogholderi og personaleforhold. Hvis de mindre institutioner udnytter stordriftsfordelene, får de råd til at ansætte en jurist med ekspertise i løn og ansættelsesforhold. Det kommer alle til gode, og hver enkelt institution ville aldrig kunne finansiere det alene, påpeger Rene van Laer.

Pseudobesparelser

Karl Leer, ressourcechef på Århus Køb-mandsskole, er ligesom en række andre skoleledere voldsomt frustreret over, at Finansministeriet, med baggrund i en hemmeligstemplet rapport fra Deloitte, hævder, at institutionerne kan spare op til 45 procent ved at købe pc'er, kuglepenne, papir og kontormøbler ind via Finansministeriets aftaler. Skolelederne er oprørte over den manglende realisme i besparelserne, som de mener forklædes i fælles indkøbsordninger, der reelt ikke sparer dem en krone.

"Det er de rene pseudobesparelser, som Finansministeriet pålægger os i form af deres aftaler, som vi fra 2008 bliver tvunget til at bruge. De har ikke gjort deres arbejde godt nok med at få leverandøraftalerne på plads. Og det er os, der kommer til at betale regningen," siger Karl Leer.

Og regningen - den er allerede steget! Indkøbene gennem Finansministeriets aftale om papir gav prisstigninger på 9,5 procent på papirindkøb. En stigning, der er næsten dobbelt så høj, som hvis man havde fortsat de gamle aftaler, Købmandsskolen havde sammen med Aarhus Universitet.

Skolernes foreninger er i færd med at dokumentere, at de varer, som Finansministeriet vil have institutionerne til at købe gennem deres aftaler, ikke er konkurrencedygtige og ikke tager højde for forholdet mellem pris og kvalitet.