Indkøbere i nye roller

Opskriften på effektive indkøb handler om langt mere end at opnå den laveste pris. Gør indkøb til et satsningsområde, og ansæt en økonom med kommunikative evner, lyder anbefalingerne.

Engang sad de i kældrene under de bygninger, hvor forskere og lærere strør deres viden ud over hovederne på håbefulde studerende. Ingen andre end indkøberne bekymrede sig om, hvor papiret, kuglepennene, pc'erne og stolene kom fra. Indkøb var en anonym post, der levede sit eget fredelige liv - uden særlig interesse fra direktion og medarbejdere. Lige indtil den dag, hvor nogle driftige sjæle fandt ud af, at indkøb var den guldåre, der kunne lette presset fra institutionernes trængte økonomi - og få millioner af kroner til at skifte farve fra rød til sort på den berømte bundlinje. Siden da er indkøb blevet et vigtigt område, som enhver visionær leder ikke kan forbigå længere.

De effektive indkøb starter på direktionsgangen med en beslutning om at gøre det til et indsatsområde. Det kræver forankring i organisationen og nogle tovholdere, der er kompetente og mestrer mere end at indgå aftaler med leverandørerne. Fremtidens indkøbere skal være skarpe analytikere, de skal forstå organisationers dynamik, og så skal de være dygtige kommunikatører.

Faktisk bør de være blæksprutter på flere niveauer. Det kræver nemlig både menneskekundskab og organisatorisk forståelse at styre indkøbene i uddannelsesinstitutionerne, der bliver stadigt større som følge af fusioner. De, der ikke fusionerer, er tvunget til at samarbejde for at få økonomien til at hænge sammen. Så uanset om det er små eller store institutioner, så er den tid forbi, hvor indkøberne kunne hygge sig i kælderen og styre deres egen butik. Indkøbere skal tænke og handle på tværs af organisationen.

Indkøbschefer skal servicere og guide

Søren Hvilsted, der er indkøbskoordinator på Aarhus Universitet, er ikke i tvivl om, at ledelsens opbakning på netop indkøbsområdet er afgørende.

Når institutionerne skal skifte indkøbsmønstre, er det en forandring, der påvirker hele organisationen.  Det handler om at flytte vaner og påvirke kulturen på institutionen - og det kræver lederskab. Der er meget i spil udover økonomi, når forandringsprocessen skal styres i hus.

Hvilsted holder styr på flere tusinde mennesker, der sidder langt fra ham selv, og alle sammen køber ind! I praksis betyder det, at han har ansvaret for at indgå kontrakter og styre anvendelsen af dem blandt de tusinde disponenter, der befinder sig rundt omkring på universitetet - som efter en fusion er spredt over hele landet. Aarhus Universitet omfatter nu Danmarks Miljøundersøgelser, Aarhus School of Business, Danmarks Jordbrugsforskning og Danmarks Pæda-gogiske Universitet.

En oversættelsesmanøvre

Men hvordan manøvrerer man helt konkret rundt med indkøbene i en anarkistisk organisation som et dansk universitet? Man taler med folk!

"Hvad enten det er pedellen eller institutlederen, så skal man være skarp til at analysere behovene for at indgå de rigtige aftaler med leverandørerne. Organisatorisk overblik, menneskekundskab, dialog og analyse er nok de vigtigste redskaber i den funktion, jeg har," fortæller Søren Hvilsted.

Hans baggrund som cand.oecon. er en nødvendig ballast - men til daglig ligger de største udfordringer i at afkode de forskellige verdener, som findes indenfor på universitetet og udenfor hos leverandørerne.

"Vores funktion - fra centralt hold - er at være et serviceorgan for de lokale indkøbere og institutledere. Lidt karikeret sagt er der mange, der betragter sig selv som verdens bedste indkøbere. Som indkøbskoordinator skal jeg kunne skelne mellem behovene 'nice-to-have' og 'need-to-have' - og så skal jeg kunne sælge budskabet bagefter til henholdsvis leverandør og aftager på det enkelte institut. Det kræver en forståelse for de to verdener og en evne til at mediere mellem fornuft og følelse," siger Søren Hvilsted.

De decentrale miljøer ude på institutterne har traditionelt været præget af en høj grad af selvbestemmelse. Den ærekærhed skal man kunne tackle - uden at støde nogen fra sig.

"Man skal på en gang være tillidsvækkende og kunne tale med forskellige mennesker om alt muligt. Samtidig skal man med tørre tal og analyser overbevise institutledere om, at indkøb håndteres mest effektivt uden anarki. Og endelig kræver forandringer synlige succeser," mener Søren.

Derfor startede han også med de mindst kontroversielle områder, da indkøbene skulle lægges om på Aarhus Universitet.

"Det er vanskeligere at gå i clinch med tre topforskere om indkøb af laboratorieudstyr, end det er at skifte papir og penne ud i sekretariatet. Samtidig er det netop på it, instrumenter og laboratorieudstyr, der fremover ligger rigtig mange millioner at hente i besparelser ved at effektivisere indkøbene," pointerer Søren Hvilsted.

Den største udfordring er at få eksperterne/forskerne til at lægge 'plejer' på hylden, tænke nyt og så tage de økonomiske og juridiske aspekter med i betragtning, når de bestiller udstyr, som bruges i forskningsøjemed.

"Mit bedste budskab til ledere og forskere er, at hver sparet krone er en tjent krone, der kan bruges direkte til forskning eller undervisning. Der er millioner af kroner at spare, og jeg er her for at tilvejebringe de penge - ikke som et surt onde," siger Søren Hvilsted.

Frustreret over Finansministeriet

For Søren Hvilsted er det yderst frustrerende, at Finansministeriet fra 1. januar 2008 trækker en række indkøbsaftaler ned over universiteterne, uden at tage hensyn til de langsigtede økonomiske betragtninger og de særlige behov forskningen har.

Helt konkret betyder aftalerne på it-området, at for eksempel Datalogisk Institut får påduttet en bestemt server - som embedsmænd i Finansministeriet har besluttet er god nok, men som slet ikke opfylder de behov, forskerne i datalogi har!

"Det vi kan frygte er, at forskerne finder andre græsgange uden for Danmark, hvis der udelukkende tages hensyn til Finansministeriets snæversynede, kortsigtede kassetænkning frem for at kigge på forskningens behov," siger Søren Hvilsted.