Da Udenrigsministeriet frøs til is

Udenrigsministeriets medarbejdere frøs til is om formiddagen den 21. november, da de forstod, at Christian Friis Bach dagen før havde sms´et sin egen opsigelse til statsministeren efter en kort samtale med en topembedsmand.

Nogen i ministeriet havde begået et fatalt administrativt fejltrin i en politisk højspændt sag.

Hele december var sort, juleferien kom som en udfrielse, og her medio januar gør det stadig ondt.

”Der var begået fejl, som ramte os på vores klassiske embedsmandsdyder om professionalisme og god sagsbehandlingsskik. Fejl, som ikke bare kan undskyldes med ressourcepres eller manglende prioritering,” siger djøf-tillidsrepræsentant Jakob Haugaard.

Samtidig var oplevelsen, at pressen omgående gav frit lejde til at så tvivl om hele embedsværket.

”Vi blev kollektivt hængt ud for vores faglighed, dømmekraft og politiske neutralitet. Det ramte os hårdt.”

God kommunikation gør en forskel

Midt i alt det sorte var der noget, som var godt. Kommunikationen.

Ledelsen meldte soleklart ud, hvad der nu skulle ske, hvorfor den havde truffet de beslutninger, den havde, og hvordan den ville følge op på GGGI-sagen, siger Jakob Haugaard.

”Budskaberne lå på intranettet, blev sagt på video, på ekstraordinært SU-møde, alle steder. Det vil jeg godt rose vores departementschef for.”

Alle bakkede op om direktionens opfølgningsplan, som skal forhindre det i at ske igen. Man er enige om, at der skal sættes øget fokus på god sagsbehandlingsskik og på et nyt elektronisk sagsbehandlingssystem, der forbedrer arkivsystemet.

Frygter neurotisk fejl-frygt

GGGI-sagen har skabt en angst i systemet, konstaterer Jakob Haugaard.

Angst for at begå fejl, angst for ikke at undersøge ting grundigt nok og angst for ikke at informere nok.

”Men det her må ikke føre til en neurose, hvor vi lægger alt op til ministeren og informerer om alt. Det er ikke i ministrenes interesse at blive overdynget med sager og overinformation. Så drukner de og kan ikke træffe de strategiske, vigtige politiske beslutninger.”

Angsten må ikke vinde

Mogens Lykketoft har været ude med, at ophobningen af problemsager i departementerne skal ses i lyset af, at der er blevet fyret 1.000 medarbejdere i centraladministrationen på få år.

”Jeg er nødt til at sige, at GGGI-sagen ikke kan koges ned til et spørgsmål om ressourcepres. Der må ikke ske fejl i sagsbehandling til ministre og Folketing,” siger Jakob Haugaard.

Men det er samtidig et faktum, at Udenrigsministeriet har været igennem flere skrappe sparerunder. Det er ikke slut endnu, og det må man tage højde for i den fremadrettede opfølgning på GGGI-sagen, siger han.

”Vi er i dag langt færre til mindst det samme arbejde. Hvis vi vil styrke fagligheden, skal der være rum til den. Det betyder, at man oppefra må prioritere, når bestillingerne til os fra det politiske niveau falder oveni hinanden.”

Politikere har også et ansvar for at prioritere. Det må være mere klart, hvad vi ikke skal lave med færre ressourcer, siger han.

”Langt de fleste af mine kolleger oplever, at de løber stærkere end før. Så derfor vil der ske fejl. Det vil der altid, når mennesker handler. Men vi må ikke lade angsten for fejl vinde.”